Phần mềm nhắc nhở công việc trên máy tính là lựa chọn tuyệt vời dành cho mọi người. Công việc ngày càng trở nên nhiều hơn và khó có khả năng kiểm soát một cách hiệu quả. Từ những khó khăn trong quản lý công việc mà chúng tôi đã cho ra đời phần mềm nhắc nhở công việc này.
Phần mềm nhắc nhở công việc ra đời để phục vụ nhu cầu ghi nhớ và nhắc nhở con người khi cần làm một công việc nào đó. Hầu hết chúng có điểm chung là giao diện đơn giản; có thể định dạng cho từng miếng giấy nhớ, nhắc nhở bằng chuông và phù hợp để sắp xếp công việc cá nhân của người dùng. Ngày càng có nhiều ứng dụng nhắc việc như vậy phát triển và cạnh tranh trên thị trường.
Tuy nhiên, cũng bởi các ứng dụng nhắc việc hướng đến sự tiện ích; nhanh gọn cá nhân nên khó áp dụng vào một đội nhóm; hay lớn hơn là một tổ chức/doanh nghiệp. Nói cách khác, điểm yếu lớn nhất của chúng là thiếu tính cộng tác. Để khắc phục điểm yếu này, các phần mềm quản lý công việc ra đời như một “phiên bản nâng cấp” với nhiều tính năng hơn.
1. Phần mềm nhắc nhở công việc có giao diện sử dụng
Các phần mềm nhắc nhở công việc còn thường được gọi là ứng dụng ghi nhớ. Bởi đa số chúng có giao diện sử dụng giống như các tờ giấy nhớ dán vào màn hình (ví dụ: Pnotes, Sticky Notes, Google Keep,…). Đôi khi các đầu việc được định dạng to-do list hoặc checklist (ví dụ: Wunderlist, Any.DO, Todolist,…). Cá biệt là một vài ứng dụng lên lịch công việc chuyên nghiệp và phức tạp hơn như Swift To-do List.
Phần mềm quản lý công việc lại được lập trình dưới dạng một phần mềm thực sự. Nghĩa là có hệ thống thanh công cụ, các đề mục, nút bấm, biểu tượng… đa dạng hơn cả một website thông thường. Khi chọn vào một đề mục, hệ thống sẽ dẫn bạn tới một giao diện khác mà ở đó, bạn có thể khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm. Các thao tác làm việc trên được thực hiện theo một chuỗi chuyên nghiệp chứ không đơn giản là chỉ nhập dữ liệu và cài đặt.
2. Tính năng sử dụng
Sự khác nhau về tính năng được thể hiện ngay trong tên sản phẩm: một bên chỉ giới hạn về nhắc việc; một bên là quản lý công việc và dự án toàn diện.
Với các ứng dụng nhắc việc, bạn thường chỉ dùng nó như một sự các kết hợp của giấy nhớ + chuông đồng hồ. Quy trình nhắc việc thường diễn ra như sau:
Nhắc vào tên công việc và mô tả của chúng (nếu có); tùy chỉnh định dạng hiển thị cho từng công việc (màu sắc, font chữ, hình dạng miếng sticky…)
Cài đặt deadline, thời gian nhắc nhở công việc.
Đánh dấu hoàn thành công việc.
Một số ứng dụng nâng cao như:
Gắn nhãn dán cho các công việc, đánh dấu ưu tiên tác vụ.
Tìm kiếm ghi chú theo từ khóa.
Chia sẻ ghi chú với người khác.
Còn đối với phần mềm quản lý công việc, tất cả công đoạn nằm trong dự án/phòng ban đều được hỗ trợ thực hiện từ A-Z. Đặc biệt, phần mềm đề cao sự cộng tác trong tổ chức. Nghĩa là, một dự án/phòng ban được lập ra sẽ bao gồm nhiều tài khoản khác nhau, mọi người có thể tương tác trực tiếp, làm việc cùng nhau ngay trên hệ thống.
Có thể liệt kê sơ bộ các tính năng của phần mềm như:
Lập kế hoạch dự án: Phần mềm được lập trình để người dùng tạo từng nhóm công việc, từng đầu việc nhỏ và cài đặt deadline, người thực hiện, người theo dõi, mô tả chi tiết, cung cấp tài liệu cho từng đầu việc. Nhờ vậy, nhà quản lý có thể hệ thống hoá một cách đầy đủ và khoa học các tác vụ cần làm, và nhân viên cũng có định hướng rõ ràng về nhiệm vụ công việc.
Lưu trữ dữ liệu: Hệ thống cho phép lưu trữ kết quả công việc dưới dạng text, link, file,… và lưu lại lịch sử tất cả các dự án/đầu việc. Khi bạn muốn kiểm tra lại chúng, bộ lọc theo nhiều tiêu chí sẽ phát huy hiệu quả. Một tính năng thú vị khác của phần mềm là nhân bản dự án bằng một cú nhấp chuột.
Cập nhật trạng thái công việc: Khi có thay đổi trong công việc, sẽ gửi thông báo tới những người có liên quan. Một email nhắc việc đều đặn hằng ngày; chính là tính năng thể hiện “đẳng cấp” của so với các ứng dụng nhắc việc đơn giản. Đặc biệt; phần mềm có tính năng tự động cập nhật tiến độ công việc và báo cáo kết quả công việc chung/từng thành viên trong dự án.
Tương tác giữa người dùng với nhau: Phần mềm phân quyền chặt chẽ cho các cấp tài khoản, nhưng luôn khuyến khích tính tương tác giữa họ. Các tính năng này bao gồm tham gia các cuộc thảo luận trên hệ thống, chat trên hệ thống.
Kết luận
Có thể thấy, 50% số tính năng trên phần mềm cho phép sự cộng tác từ các tài khoản khác (có thể là nhà quản lý, đồng nghiệp, cấp dưới, hay đối tác, khách hàng,…). Đó là sự khác biệt lớn nhất giữa phần mềm quản lý công việc với phần mềm nhắc nhở công việc cá nhân.
Bạn không thể take note cả một dự án trên app điện thoại; chia sẻ chúng cho người khác để họ lọc ra các việc họ cần làm. Nhưng hoàn toàn dễ dàng với một thao tác thêm tài khoản của họ vào dự án. Cơ chế hoạt động này không chỉ dừng lại ở cá nhân mà còn giúp tổ chức/doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các nhầm lẫn; rắc rối có thể xảy ra trong quá trình giao – nhận và thực hiện công việc. Đồng thời làm tăng tính minh bạch trong nội bộ.
Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn về giải pháp phần mềm quản lý công việc hoặc đăng ký dùng thử tại đây.
VUI LÒNG LIÊN HỆ
– Địa chỉ văn phòng : 56 Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà Nội
– Hotline: 0968 165 999
– Email: vietvd10@gmail.com.
– Website: https://smv.vn/
Bài viết liên quan:
- Phần mềm quản lý công việc cá nhân hàng đầu Việt Nam
- Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc
- Phần mềm quản lý công việc hàng ngày – Cứu tinh cho doanh nghiệp